Le Métier de Secrétaire Indépendante I 🔑Les clés pour comprendre

Le Métier de Secrétaire Indépendante I 🔑Les clés pour comprendre

Fiche métier Secrétaire Indépendante

Bonjour à toutes,

Je vous propose de vous présenter l’activité de Secrétaire Indépendante sous la forme d’une “Fiche métier” que j’espère complète et pédagogique.

Au sommaire de cet article :

Découvrez tout de suite le métier de Secrétaire Indépendante.

Pourquoi devenir Secrétaire Indépendante ?

La meilleure opportunité de travail à domicile

Qui n’a pas rêvé de travailler chez soi !? Rester dans le confort de son foyer, bosser dans la tenue désirée, s’organiser pour aller chercher le petit dernier à la crèche…

Je mets volontairement le bénéfice que représente le fait de travailler à domicile en avant car pour moi c’est bien celui qui me procure le plus de satisfaction. Une employée salariée d’une entreprise peut travailler en télétravail (et ça reste rare !) une à deux journées par semaine max. En devenant Secrétaire Indépendante vous pourrez organiser votre temps de travail comme vous le souhaiterez (Nb d’heures travaillées, jours de repos, heures d’ouverture…).

Un marché en pleine expansion

80 % des dirigeants de TPE/PME souhaitent accroitre leur externalisation.

Selon des études menées par la Banque de France et Net-entreprise :

  • Les entrepreneurs passent en moyenne 140 jours par an à s’occuper de tâches administratives opérationnelles ou règlementaires ;
  • 10 % de leur CA est perdu chaque année par faute de temps pour prospecter ;
  • 27 % des liquidations seraient dues à une mauvaise gestion administrative.

De plus, beaucoup d’entreprises n’ont pas les moyens d’embaucher une assistante ou à l’heure du choix vont privilégier de recruter un technicien dédié au cœur de métier. Enfin, les TPE n’ont pas besoin d’embaucher une assistante à plein temps. Quelques heures par semaine de soutien administratif leur suffisent.

Avoir recours aux services d’une Secrétaire Indépendante est une démarche simple et flexible. Et représente surtout un avantage concurrentiel non négligeable ! Toutes ces raisons garantissent que le marché du Secrétariat Indépendant est en pleine expansion.

L’absence d’une réelle concurrence

Beaucoup de Secrétaires Indépendantes se plaignent de Consœurs, notamment venues de l’étranger, qui pratiquent des prix très bas. Situation qui est vécue comme un véritable fléau mettant à jamais en péril le métier.

On se calme !! ça s’appelle juste la concurrence ! Ces entreprises étrangères ont flairé une niche et comptent bien en profiter pour haranguer le client grippe sous et peu soucieux de la qualité du service délivré. Moi je dis tant mieux !!

Pourquoi ?

  • Ces entreprises nous prouvent qu’un marché important existe ;
  • Il y aura toujours des clients grippe sous et peu soucieux de la qualité du service délivré. Voulez-vous de ces clients ? ;
  • Le client qui se sera égaré une fois n’y remettra pas les doigts ! ;
  • Aux Secrétaires Indépendantes qui vivent en France et qui tirent les prix vers le bas il faut leur souhaiter bon courage car leur modèle économique n’est pas rentable ;
  • La situation nous incite à encore mieux travailler nos argumentaires de ventes, à devenir d’autant plus professionnelles et à renforcer notre plus-value !

Un métier où on ne s’ennuie pas !

Secrétaire Indépendante est un métier très varié. Vous pouvez jouer la carte de la polyvalence ou de l’hyper spécialisation. En effet, certaines Secrétaires Indépendantes se spécialisent et proposent uniquement une prestation de transcription ou bien encore de standard téléphonique. D’autres sont polyvalentes mais travaillent au profit d’un corps de métier bien particulier : juridique, médical …

D’autres encore font le choix de s’adresser à tous (particuliers comme professionnels) et de varier leurs activités :

  • Gestion du courrier ;
  • Suivi du poste clients (devis, factures, relances…) ;
  • Gestion de la trésorerie ;
  • Création de site internet ;
  • Animation des réseaux sociaux ;
  • Montage de dossiers administratifs dans le cadre de marchés publics ou habilitations spécifiques ;
  • Classement et archivage ;
  • Organisation d’évènements (salons, conférences, cousinades, mariages…) ;
  • Gestion du personnel ;
  • Accompagnement administratif dans le cadre du déménagement d’un entreprise ou d’un particulier ;
  • Téléprospection ;

Attention toutefois, deux limites à ne pas transgresser !

  • Exercice illégal de la comptabilité : L’activité d’expert comptable est règlementée et l’exercer illégalement vous expose à une condamnation très sévère. L’expert-comptable est le seul habilité à réviser et apprécier les comptabilités des entreprises et organismes. Il est également habilité à attester la régularité et la sincérité des bilans et des comptes de résultats. L’expert-comptable fait aussi la profession de tenir, centraliser, ouvrir, arrêter, surveiller, redresser et consolider les comptabilités de ces entreprises et organismes.
  • Salariat déguisé : Si vous ne travaillez que pour un client dans un volume horaire qui ne vous permet pas de développer par ailleurs votre clientèle ou encore si il existe un lien de subordination entre votre client et vous alors votre relation commerciale peut-être requalifiée par l’État en contrat de travail. Attention les conséquences sont très lourdes pour votre client comme pour vous !

Ce que je trouve également très gratifiant dans le métier de Secrétaire Indépendante c’est la possibilité de choisir ses clients, ses missions ainsi que le fait de constater la montée en compétences que j’ai pu acquérir ces dernières années.

Se construire un revenu évolutif

Le Chiffre d’affaire d’une Secrétaire Indépendante, qui travaille à temps-plein, peut-atteindre 2000 euros HT par mois dès la fin de la première année complète d’exercice. Certaines préfèreront s’y consacrer à temps partiel ou comme complément de salaire. Cependant, ces dernières sont souvent dépendantes de leur seul client car n’ont pas le temps de faire de prospection.

Quels sont les modes de facturation ?

Il est possible de mettre en place plusieurs modes de facturation :

  • Facturation au temps passé : Un tarif horaire est appliqué et la Secrétaire Indépendante décompte minutieusement le temps passé à réaliser la tâche commandée par le client. Le désavantage principal de cette méthode est que le client ne peut pas, si le travail est effectué à distance, contrôler ce temps passé et cela peu instaurer une certaine méfiance. L’édition préalable d’un devis semble donc inévitable ;
  • Facturation à la tâche : La Secrétaire Indépendante dispose d’une “carte de services” avec des prix fixes pour des tâches données. Par exemple, le client sait que déléguer la réalisation d’une facture lui en coûtera 5 euros HT ;
  • Facturation au forfait : La Secrétaire Indépendante propose au client un bouquet de services et fait payer un forfait fixe et non négociable. Par exemple : Assurer la gestion du “poste Clients” d’un auto-entrepreneur en coûtera 250 euros HT par mois au client.

La plupart des Secrétaires Indépendantes majorent leurs tarifs si la prestation est à réaliser en urgence ou en dehors des jours et heures ouvrés.

Il est également possible de vendre en ligne sur son site internet des produits d’information et des modèles de tableaux Excel ou de courriers par exemple !

Quels sont les modes d’intervention et leur impact sur la facturation ?

La Secrétaire Indépendante peut intervenir, soit :

  • Directement depuis son domicile en aménageant une partie de son logement en bureau. Elle n’a pas vocation à recevoir les clients chez elle et donc peut s’organiser comme elle le souhaite. Vous n’avez pas besoin de répercuter dans votre facturation les charges que peuvent représenter la location d’un local ;
  • En se déplaçant chez le client, la Secrétaire Indépendante peut choisir de lui facturer ses frais de déplacements ;
  • En domiciliant son bureau au sein d’un espace coworking ou d’une pépinière d’entreprises et ainsi bénéficier des moyens qu’offrent le lieu (standard, connexion internet, imprimante, fax, salle de réunion, accompagnement…) en échange du paiement d’un loyer ou d’un pourcentage de son chiffre d’affaires.

Bien entendu vous pouvez aussi combiner toutes ses solutions !

Quels sont les prérequis pour devenir Secrétaire Indépendante

Le métier de Secrétaire Indépendante n’est pas une profession réglementée, vous n’avez pas besoin de posséder un diplôme spécifique pour exercer. Certaines compétences sont néanmoins indispensables comme la maîtrise de la langue française ou savoir utiliser un ordinateur.

Mais ce n’est que la partie immergée de l’iceberg. D’autres compétences, bien plus spécifiques, sont les vraies clés de la réussite !

Ainsi il faudra coiffer quatre casquettes et devenir :

  • Une cheffe d’entreprise ;
  • Une bonne gestionnaire ;
  • Une commerciale avertie ;
  • Une technicienne professionnelle et organisée.

Votre tête se trouve coiffée de quatre casquettes avec lesquelles il va falloir jongler et de manière équilibrée sans que l’une prenne le pas sur l’autre.

Voyons l’ensemble de ces points en détail !

Être une cheffe d’entreprise

La première des compétences d’une Secrétaire Indépendante est de comprendre qu’elle est entrepreneure et que cela nécessite une mise en situation particulière. En effet, la secrétaire indépendante devient cheffe d’entreprise et cela nécessite de prendre conscience que vous êtes seule maitre à bord !

Devenir entrepreneure exige de travailler à acquérir :

  • Une vision : fixer des objectif clairs et mettre en place les actions qui permettent d’y aboutir ;
  • Une motivation : comprendre le sens des actions que l’on mène pour être motivée et mieux atteindre vos objectifs ;
  • De la résilience : surmonter les difficultés qui se présentent et toujours garder le cap ;
  • Savoir s’entourer : car il n’y a que de la connexion que l’opportunité peut naitre.

C’est donc bien un état d’esprit qu’il faut acquérir.

En bonus, deux bonnes nouvelles : comme tout, devenir entrepreneur, ça s’apprend et c’est également utile dans la vie de tous les jours !

Être une bonne gestionnaire

En tant que chef d’entreprise, la Secrétaire Indépendante doit savoir piloter financièrement son entreprise. L’activité de Secrétaire Indépendante engendre peu de frais et la gestion en est assez simple. Le gros effort va donc porter sur la gestion du “Poste clients”.

Pour cela dès le début de votre activité il faudra veiller à mettre en place de bonnes pratiques :

  • Constituer de bons supports juridiques (contrats, conditions générales de vente, clauses…) ;
  • Suivre avec attention vos échanges avec vos clients (devis, factures et relances éventuelles) ;
  • Mettre en place des indicateurs de contrôle…

Il se peut que vous ayez à exercer cette tâche pour le compte de vos clients : on évite de devenir “le cordonnier mal chaussé” !

Être une commerciale avertie

La troisième des compétences qu’une Secrétaire Indépendante doit posséder touche directement au nerf de la guerre !!

Souvent par manque de connaissances, les Secrétaires Indépendantes n’auront pas réussi à mettre en place un système de vente efficace. D’autres expriment beaucoup de réticence à accomplir cette tâche.

Il existe une croyance populaire qui dit qu’il y a des gens naturellement doués pour le commerce sous entendant que si ce n’est pas inné pour vous il vaut mieux passer votre chemin ! Billevesée !

Toutes peuvent, même la plus réservée sur la question, avec une bonne communication, un bon argumentaire de vente et la construction d’un cycle de vente – prospection, conversion, fidélisation – optimisé se muer en véritable commerciale. Il se pourrait même que le succès vous amène à aimer ça 😊 !

Être une technicienne professionnelle et organisée

Afin de pouvoir assurer au quotidien votre rôle et assumer vos tâches avec succès, je vous conseille de vous former de manière approfondie à :

  • Utiliser des outils de bureautique courants (Suite Microsoft Office) ;
  • Maitriser le fonctionnement de logiciels pro (Adobe Acrobat, Gimp, logiciel de partage de contenu comme Drop Box…).

De plus, lorsque l’on travaille à domicile il faut être particulièrement vigilante à la bonne gestion de son temps. C’est très pratique de pouvoir combiner aussi facilement vie professionnelle et personnelle mais il faut savoir se fixer des horaires de travail et s’y tenir.

De même, il faudra être force de proposition pour apporter à son client de la valeur ajoutée. La curiosité concernant l’utilisation de nouveaux outils, l’actualité du milieu professionnel dans lequel vos clients évoluent est un plus indéniable.

Je vous conseille également de passer certaines certifications (Projet Voltaire ou TOSA par exemple).

J’y vois deux bénéfices directs : ces certifications constitueront et un bon argument de vente et vous apprendrez beaucoup ! D’ailleurs je peux d’ores et déjà vous annoncer que ces certifications seront incluses dans l’offre de formation au métier de Secrétaire Indépendante que je suis en train de vous concocter pour la rentrée de septembre 2019 !

Voilà nous avons fait le tour des sujets que je souhaitais aborder dans cet article.

Si vous voulez voir quel est mon plan éditorial des prochaines semaines, vous pouvez consulter la page suivante : Par où commencer ?

N’hésitez pas à laisser votre avis ou vos questions dans les commentaires ci-dessous. Vous pouvez également proposer des sujets.

Enfin n’hésitez pas à partager afin que de plus en plus de femmes compétentes et indépendantes comme vous connaissent enfin le métier de Secrétaire Indépendante :

A bientôt

Emilie

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