Aujourd’hui je vous propose un article sur l’activité de recouvrement de créances. Kezako ? Quelles bonnes pratiques s’imposent ? Comment et pourquoi mettre en place cette offre ?
Cet article est le troisième et dernier volet d’une série dédiée aux limites à respecter et aux pièges à éviter concernant le métier de Secrétaire Indépendante.
Ainsi, je vous invite à lire l’article qui traite de l’exercice illégal de la comptabilité ainsi que celui qui concerne le salariat déguisé.
Qu’est ce que l’activité de recouvrement de créances ?
Le recouvrement de créances est une activité réglementée. Elle consiste à privilégier le dialogue amiable pour obtenir d’un débiteur le paiement de la somme due.
Les sociétés spécialisées dans le recouvrement de créances se substituent alors au client dans les démarches liées à cette action.
En qualité de secrétaire indépendante deux choix se présentent alors à vous, soit :
- créer une société de recouvrement de créances selon les modalités décrites plus bas ;
- proposer à votre client de mettre en place des procédures, astuces et moyens de prévenir ce risque.
Quels sont les obligations à respecter pour prétendre à exercer l’activité de société de recouvrement de créances ?
L’activité est encadrée par le code des procédures civiles d’exécution.
Toute personne qui procède au recouvrement de créances doit, entres autres :
- déclarer son activité auprès du Procureur de la République, du Tribunal de Grande Instance du lieu d’installation de la société ;
- être titulaire d’un compte exclusivement affecté à la réception des fonds encaissés pour le compte des créanciers ;
- souscrire un contrat d’assurance la garantissant contre les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile professionnelle qu’elle peut encourir en raison de son activité ;
- conclure une convention écrite avec le créancier, dans laquelle il lui est donné pouvoir de recevoir des sommes pour son compte…
Comment la secrétaire indépendante peut-elle se positionner ?
En amont ! Il existe des astuces et des moyens pour réduire les risques de factures impayées !
En qualité de secrétaire indépendante et si vous souhaitez mettre en place une activité de soutien à la gestion vous vous devez de proposer les options suivantes à vos clients :
- se renseigner sur les partenaires commerciaux de vos clients par la consultation du registre du commerce, du cadastre, des banques et des agences de renseignements commerciaux ;
- mettre en place une politique de « maîtrise des risques clients » en appliquant une politique de paiement adaptée (caution, acompte, comptant, à 30/60/90 jours…) mais également sur le moyen de paiement utilisé (chèque, virement, CB, LCR…) ;
- de bien rédiger les documents commerciaux :
- faire signer un bon de commande ou un devis ;
- éditer un bon de livraison ;
- communiquer ses conditions générales de vente, de préférence sur le bon de commande ou sur le devis ;
- rédiger correctement la facture…
- Prévoir des pénalités de retard dissuasives afin d’inciter le client à respecter les délais de paiement…
Et si un incident de paiement survient ?
Alors vous pouvez aider votre client à faire les premières démarches en relançant le client par mail ou téléphone. Et si çà ne suffit pas vous pouvez gérer la relation de votre client avec l’huissier ou la société de recouvrement de créances.
Et n’oubliez pas…tous ces conseils valent également pour votre activité 🙂
